Charte pour la protection des données

Préambule

Le site accessible à l’adresse www.manewco.com est édité par la société SEVEN SEAS, SAS au capital social de 53 440 euros, inscrite au RCS de Paris sous le numéro 809 335 391 dont le siège social est situé 2 rue Sontay, 75116 Paris (France) («Manewco»).

1. Objet

La présente Charte pour la Protection des Données (« Charte ») a pour objet d’informer les utilisateurs (« Utilisateurs ») du site internet www.manewco.com (« le Site ») et/ou les clients (« Clients ») des prestations proposées sur ce Site, de même que les autres personnes pouvant être concernées (associés (« Associés ») des structures créées via le Site, parents des Associés, signataires des Documents, formalistes intervenant pour la réalisation et le suivi des prestations etc.) des pratiques mises en œuvre par Manewco pour la collecte, le traitement et le stockage des données personnelles ainsi que des mesures mises en place afin d’assurer leur protection, conformément aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des données personnelles n° 2016/679 du 27 avril 2016, de la loi « Informatique et Libertés » n°78-17 du 6 janvier 1978 relative l’informatique, aux fichiers et aux libert és dans sa version modifiée pour la dernière fois par l’ordonnance n° 2018-1125 du 12 décembre 2018 et de la loi « pour la confiance dans l’ économie num érique » n°2004-575 du 21 juin 2004 dans sa version modifi ée pour la dernière fois par la loi n°2018-898 du 23 octobre 2018.

Manewco invite les Utilisateurs, Clients, Associés et toutes autres personnes concernées à lire attentivement les termes de la présente Charte afin de prendre connaissance et de comprendre ses pratiques en matière de données personnelles, celles-ci étant d éfinies par l’article 4 du Règlement Général sur la Protection des données personnelles comme étant « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée tre une “personne physique identifiable” une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ».

2. Qui est le responsable du traitement des données ?

La société Manewco est responsable du traitement des données à caractère personnel des Utilisateurs, des Clients et des autres personnes concernées par l’utilisation du Site et des prestations proposées sur le Site. Manewco peut faire appel à des sous-traitants et des partenaires, par exemple pour la procédure de signature électronique des documents (DOCAPOST-YOUSIGN), pour le paiement des prestations (MERCANET), pour le suivi des actes (JURISACTIS), pour la publication des actes dans un journal d’annonces légales. Lorsque Manewco partage des données avec ces sous-traitants et partenaires, qui sont tous situés en France et qui interviennent alors soit en qualité de responsable de traitements, soit en qualité de sous-traitant, ils s’engagent à respecter les dispositions protectrices de vos données personnelles figurant dans les contrats que Manewco a conclus avec ces derniers.

3. Quelles sont les données personnelles collectées ?

Certaines informations recueillies par Manewco constituent des « données à caractère personnel », c’est-à-dire toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Conformément au Règlement (UE) 2015/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, Manewco s’engage à ne collecter les données strictement nécessaires aux objectifs qu’elle poursuit.

Les données personnelles susceptibles d’être collectées lors de l’utilisation de ce Site ou des prestations proposées sur ce Site sont variables selon le type de personnes concernées : Pour les Utilisateurs du Site qui souhaitent recevoir nos guides, Manewco recueille le nom, le prénom, l’adresse de courrier électronique et le numéro de téléphone ; pour les Clients et leurs Associés et Dirigeants, Manewco recueille en plus : la date de naissance, le lieu de naissance, la nationalité, le prénom et le nom du père et de la mère, la pièce d’identité nécessaire à la vérification de leur identité, des informations relatives à la signature électronique (date et heure de signature), des informations relatives au compte bancaire ou de carte de crédit ainsi que des informations relatives aux paiements effectués, du moyen de paiement, date et heure du paiement, date d’expiration du moyen de paiement, les informations IBAN ; pour les Clients « Offre Pro », Manewco recueille également, outre les données susvis ées relatives à leurs propres clients, leurs nom et prénom ainsi que leur numéro de téléphone et leur adresse de courrier électronique ; pour les formalistes associés aux comptes de Clients professionnels, Manewco recueille le nom, le prénom, l’adresse de courrier électronique.

Sont également collectées vos données de connexion, les données relatives à l’appareil à partir duquel vous vous connectez à la plateforme Manewco, les informations sur votre utilisation du Site, les informations enregistrées par l’intermédiaire de cookies ou autre traceurs comme les pages du site visit ées, la date et l’heure d’accès ou les données visant à analyser les actions et choix réalisés sur le Site. Sur la question des cookies, nous vous remercions de vous reporter au paragraphe 9 ci-après.

Vous nous garantissez la véracité et l’exactitude des données transmises que vous vous engagez à actualiser lorsque celles-ci ne sont plus exactes.

Vous nous garantissez également que lorsque, en qualit é de Client, vous nous transmettez des données relatives à des Associés, Dirigeants, autres signataires de Documents ou formalistes, vous avez préalablement recueilli leur accord à cette fin et communiqué la présente Charte dont vous nous confirmez ainsi qu’ils en ont pris connaissance et qu’ils en acceptent les termes.

Hormis s’il s’agit de données personnelles n écessaires à l’accomplissement de nos prestations, vous pouvez, à tout moment, renoncer à la poursuite du traitement des données auquel vous avez initialement consenti pour certaines données ou la totalité des données.

4. Quand collectons-nous vos données ?

Les données personnelles vous concernant sont susceptibles d’être collectées lors de votre navigation sur le Site (il s’agit des informations recueillies grâce aux cookies évoqués au paragraphe 9 ci-après), lorsque vous renseignez un formulaire de contact pour recevoir des guides ou lorsque vous vous inscrivez en tant que Client pour bénéficier des prestations proposées.

Nous pouvons également recueillir ces informations lorsque vous prenez contact avec Manewco par téléphone au numéro indiqu é sur le Site.

5. Quelles sont les finalités de la collecte des données ?

Manewco utilise les données personnelles afin de, selon votre statut :

Pour les Utilisateurs :

• envoyer des guides aux Utilisateurs qui d ésirent les recevoir ;
• créer des fichiers de contact pour les Utilisateurs qui le souhaitent ;
• apporter une assistance téléphonique aux Utilisateurs qui le souhaitent ;

Pour tous les Clients :

• envoyer des emails et newsletter ;
• réaliser les formalités auprès du greffe ;
• apporter une assistance téléphonique ;
• ouvrir les comptes Clients individuels des Utilisateurs qui le souhaitent ;
• accomplir les formalités juridiques pour la création ou la modification des sociétés ;
• effectuer les facturations ;
• procéder aux signatures électroniques.

Pour les Dirigeants, Associés et autres signataires de Documents :

• réaliser les formalités auprès du greffe ;
• procéder aux signatures électroniques.

Pour les Clients « Offre Pro » :

• envoyer des emails et newsletter ;
• effectuer les facturations ;
• procéder aux signatures électroniques.

Pour les Formalistes :

• permettre aux Clients « Offre Pro » d’établir des statistiques de prestations par Formaliste.

Lorsque Manewco collecte des données personnelles, les finalités de la collecte sont toujours indiquées au sein de la mention d’information spécifique sous la rubrique concernée sur le Site ou lors de l’entretien téléphonique avec les services de Manewco.

En outre, la collecte des données a également pour finalité de :

• Mieux comprendre vos attentes, améliorer et développer la plateforme Manewco ;
• Détecter et prévenir les fraudes et opérations préjudiciables à la sécurité de la Plateforme Manewco, des actes édités et des transactions qui y sont accomplies ;
• Se conformer à ses obligations légales telles que la lutte contre le blanchiment d’argent.

6. Qui sont les destinataires des données personnelles ?

Aucune donnée personnelle, récoltée sur le Site ou fournie par les Utilisateurs, les Clients, les Clients « Offre Pro » et concernant les Utilisateurs et/ou les Clients, les Dirigeants et/ou Associés, autres signataires de Documents et/ou les Formalistes pour la r éalisation de prestations, n’est communiquée, vendue ou louée à des tiers. Pour répondre aux finalités de la collecte, les données peuvent toutefois être transmises aux sous-traitants et partenaires habilités.

Ainsi, seuls les membres de Manewco amenés à gérer la plateforme et la maintenir, à effectuer les formalités requises, à procéder à la facturation des Clients peuvent avoir accès aux données personnelles des Utilisateurs, Clients, Associés, autres signataires de Documents, Dirigeants et Formalistes.

Par ailleurs, Manewco ne partage les données personnelles avec des tiers que :

- Lorsque vous avez donné votre accord préalable pour ce partage de données ;

- Ou lorsque Manewco reçoit la requête d’une autorit é judiciaire ou de toute autre autorité administrative habilitée par la loi, sollicitant la communication de ces informations conformément aux dispositions législatives en vigueur ;

- Ou lorsque Manewco doit partager ces informations avec ses prestataires pour fournir les prestations. Les informations partagées sont uniquement destinées aux greffes et aux sous-traitants et partenaires de Manewco: OVH (hébergeur), CDC Arkhinéon (pour l’archivage sécurisé des données), Docapost (pour la signature électronique), Mercanet (pour le paiement des prestations), Yousign, les journaux d’annonces légales, Jurisactis (formaliste de Manewco) et Fondative (prestataire informatique de Manewco). Les sous-traitants n’accèdent qu’aux données personnelles strictement nécessaires à la réalisation des prestations et sont soumis contractuellement et légalement au respect des règles de confidentialité et de protection s’appliquant aux données personnelles.

7. Quelle est la durée de conservation des données personnelles ?

Les données personnelles relatives aux Utilisateurs (n’ayant pas ouvert de compte client) sont conservées pendant une période de 6 mois à compter de leur dernière visite sur le Site et trois ans à compter de leur demande d’information ou téléchargement de guides.

Les données personnelles relatives aux Clients ayant ouvert un compte sont conservées pendant toute la durée d’existence de leur compte augmentée d’une période de trois ans.

Les Clients peuvent supprimer leur compte quand ils le souhaitent. Ils devront pour cela envoyer un formulaire au Site dans la rubrique « Nous contacter » pour demander la suppression de leur compte. Dans un délai de trois ans suivant la demande de suppression du compte, les données personnelles du Client seront effacées.

Toutefois, les actes et autres documents résultant des prestations accomplies par Manewco qui comporteraient des données personnelles pour le compte des Clients seront conservés tant que le compte sera actif augmenté de la période de prescription légale. S’agissant des Clients « Offre Pro », il en est de même.

La durée de conservation des pièces d’identité est fixée à un an suivant leur communication par les Clients.

La durée pendant laquelle les données personnelles des Utilisateurs sont conservées n’excède jamais le temps de conservation nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont traitées à laquelle s’ajoute la durée de prescription légale.

Par ailleurs, lorsque le prestataire de paiement en ligne Mercanet demande le numéro de carte bancaire du Client, celui-ci n’est conservé que pendant le temps de la réalisation de l’opération de paiement. Toutefois, il appartient au Client de se reporter aux rubriques pertinentes des conditions générales de Mercanet relatives au traitement des données.

8. Quelles sont les mesures de sécurité mises en place pour protéger les données ?

Manewco prend toutes les précautions utiles afin de préserver la sécurité et la confidentialité des fichiers et des données à caractère personnel transmis par ses Utilisateurs et Clients.

Des mesures de protection sont notamment mises en place afin d’empêcher la déformation, l’endommagement, la destruction, la perte, le traitement de manière illicite des données personnelles ainsi que leur accès par des tiers non autorisés.

Manewco met en œuvre tous les moyens pour assurer la confidentialité et la sécurité des données transmises sur le Site et ce au regard de la complexité de l'Internet. Il ne saurait toutefois en assurer la sécurité absolue. Cette obligation de sécurité s’entend comme d’une obligation de moyens renforcée.

Toute faille de sécurité ayant une incidence dans l’exécution des Prestations fera l’objet d’une notification dans les meilleurs délais aux Utilisateurs, Clients, Associés, autres signataires de Documents, Formalistes concernés et ce, au plus tard dans les 72 heures suivant la réalisation de la faille.

Les Utilisateurs, Clients, Dirigeants, Associés, autres signataires de Documents et Formalistes déclarent accepter les caractéristiques et limites de l'Internet en ce domaine. Ils doivent, sous leur seule responsabilité, prendre toutes les mesures appropriées pour protéger leurs propres données et/ou logiciels de la contamination par des éventuels virus sur le réseau de l'Internet.

Par conséquent, la responsabilité de Manewco ne saurait être engagée en raison des nuisances ou dommages inhérents à l'usage du réseau Internet, tels que rupture de service, intrusion extérieure, présence de virus informatiques ou tout évènement de force majeure.

9. Quels sont les droits des Utilisateurs ?

Les Utilisateurs, Clients, Dirigeants, Associés, autres signataires de Documents et Formalistes dont les données personnelles sont recueillies disposent de façon permanente d’un droit d’accès, de rectification, de suppression, de limitation, de portabilité des informations qui les concernent ainsi qu’un droit d’opposition à leur traitement et d’un droit à l’oubli.

Ils peuvent consulter le site www.cnil.fr pour plus d’informations sur leurs droits.

Toute demande relative à l’exercice de ces droits peut être adressée par le biais de la rubrique « Nous contacter » disponible sur le site www.manewco.com à l’adresse « protectiondesdonné[email protected] ». La demande doit indiquer les motifs de la requête. Afin qu’elle soit traitée dans les meilleurs délais, la demande doit comporter des éléments nécessaires à l’identification de la personne, comme son nom, prénom, adresse électronique, pièce d’identité.

Les Clients peuvent solliciter la suppression de leur compte. Le contenu posté sur le Forum ou Blog qui est lié à ce compte dont la suppression est sollicitée demeurera visible de sorte que les discussions attachées à ce contenu restent compréhensibles pour les autres, mais il sera associé à un message indiquant « Profil supprimé ».

Si les Utilisateurs, Clients, Dirigeants, Associés, autres signataires de Documents, Formalistes estiment, après avoir contact Manewco, que leurs droits relatifs à la protection de leurs données personnelles ne sont pas respectés, ils peuvent adresser une réclamation à la CNIL à l’adresse suivante : 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.

10. Quelle est la politique en matière de cookies ?

Le Site utilise des cookies et autres traceurs dont les finalités sont indiquées ci-dessous. Ceux-ci peuvent être d épos és sur le terminal des Utilisateurs (de même que des Clients, Associés, Dirigeants, autres signataires de Documents et Formalistes qui sont également des Utilisateurs) lorsque ces derniers naviguent sur le Site.

Un cookie est un petit fichier de texte déposé sur le terminal des Utilisateurs lors de leur visite du Site. Ils ont notamment pour but de collecter des informations relatives à la navigation des Utilisateurs sur le Site en vue de leur adresser des services personnalis és (accéder à un compte personnel, afficher les annonces précédemment consultées, etc…) et de détecter certains types de fraude. Dans l'ordinateur des Utilisateurs, les cookies sont gérés par le navigateur internet. Le terme cookie doit être entendu au sens large, couvrant l’ensemble des traceurs déposés et/ou lus sur le Site. Le terme englobe aussi les cookies flash (petit fichier de données placé sur un ordinateur à l’aide de la technologie Adobe Flash). Adobe Flash Player permet de développer rapidement du contenu dynamique (animations, clips). Pour les gérer, il convient de se rendre sur le site web d’Adobe. Par ailleurs, Manewco utilise ses journaux de serveurs qui enregistrent votre adresse IP et également des pixels espions et des balises web, minuscules images placées sur les pages web et dans ses courriers électroniques qui lui permettent de savoir si vous avez consulté une page ou ouvert les courriers que Manewco vous adresse.

Il existe différents types de cookies utilisés sur le Site :

• Les cookies analytiques qui permettent de suivre l'utilisation et les performances du Site afin d'en améliorer le fonctionnement. Ces cookies permettent de fournir uniquement des données statistiques de fréquentation ;
• Les cookies fonctionnels qui sont nécessaires au bon fonctionnement du Site et permettent de personnaliser la navigation des utilisateurs sur le Site (connexion à un compte personnel, gestion et sauvegarde des Documents préparés, envoi d'emails, etc…) ;
• Le cas échéant, les cookies publicitaires qui permettent de proposer des publicités ciblées selon les centres d'intérêts des utilisateurs sur le Site ou en dehors du Site sur d'autres sites utilisant une régie publicitaire. Ils permettent de limiter leur nombre d'affichage ou de mesurer l'efficacit é d'une campagne publicitaire.

Il est possible de supprimer les cookies ou certains d’entre eux seulement à tout moment ou de paramétrer le navigateur internet des Utilisateurs afin de rejeter ou de bloquer les cookies ou certains d’entre eux seulement. La configuration de chaque navigateur est différente et est décrite dans le menu d'aide du navigateur des Utilisateurs, qui permet de savoir de quelle manière modifier leurs souhaits en matière de cookies.

Pour désactiver les cookies ; il faut suivre les instructions figurant dans les paramètres de contrôle des cookies du type de navigateur utilisé (en général, ils se trouvent sous les onglets Outils/Options/Options Internet/Confidentialité ou sécurité). Selon les navigateurs, la marche à suivre afin de supprimer les cookies est différente :

• La marche à suivre sur Google Chrome est décrite à l’adresse suivante : https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=fr ;
• La marche à suivre sur Mozilla Firefox est décrite à l’adresse suivante : https://support.mozilla.org/fr/kb/activer-desactiver-cookies ;
• La marche à suivre sur Internet Explorer est décrite à l’adresse suivante : http://windows.microsoft.com/fr-fr/windows7/block-enable-or-allow-cookies ;
• La marche à suivre sur Safari est décrite à l’adresse suivante : http://safari.helpmax.net/fr/securite-et-confidentialite/gestion-des-cookies.

Le site internet de la CNIL explique comment contrôler les cookies via les paramètres de votre navigateur : https://www.cnil.fr/fr/cookies-les-outils-pour-les-maitriser.

Si les cookies sont d ésactiv és dans leur ensemble, certaines fonctionnalit és du Site pourraient ne plus être accessibles ni fonctionner correctement.

Plus d'informations sur les cookies sont disponibles sur le site internet de la CNIL : http://www.cnil.fr/vos-droits/vos-traces/les-cookies.

11. Quelles sont les particularités concernant les mineurs ? 

Seuls les associés de moins de 18 ans, dont les données personnelles sont renseignées par les Clients, sont concernés par les dispositions de cette rubrique de la Charte. Les informations transmises relatives à un mineur de 18 ans doivent être préalablement autorisées et leur contenu validé par son représentant légal.

12. La Charte pour la Protection des données peut-elle être modifiée

La présente Charte peut être modifiée afin de se conformer aux évolutions de la législation. Lorsque la Charte est modifiée ou mise à jour, elle est mise en ligne sur le site avec indication de la dernière date de mise à jour.

Date de dernière modification : Le 27 Janvier 2020